أوتيل بريميو هو حل إداري متكامل لجميع أنواع المنشآت الفندقية والسياحية (الفنادق، الشقق الفندقية، وسلاسل الفنادق السياحية، و الايواء إلخ). النظام يتناسب مع جميع أنواع المنشآت الفندقية المختلفة بغض النظر عن حجمه أو متطلباته، متوفر بـ 4 لغات (الإنجليزية، الفرنسية، العربية، والتركية) .
مميزات عامة :
- تعدد طرق الحجز عبر الحجز الشخصي أو وكالة السفريات أو الشركات أو الانترنت on-line أو الحجز المركزي CRS وذلك بتحديد المتاح من كل انواع الغرف وأنواع الاسعار Rate Code من قائمة استعراض الاسعار Rate Query وفق بيانات الحجز.
- استخدام كود السعر Rate Code للأنواع المتاحة من الغرف Available Physical Rooms والذي يحتوي الضرائب الذي يتم إعدادها وفق دولة الفندق.
- حفظ وأرشفة معلومات النزيل في Profile خاص مع تفاصيل حالته ورغبات خدماته للاهتمام بخصوصياته في زياراته القادمة.
- التعامل مع جوال النزيل خلال إقامته ومن أي مكان يكون فيه باستخدام تطبيق طلب أي خدمة (مطعم، مغسلة، عناية، أخرى، …) وتتبعها، أو باستقبال رسائل SMS للترحيب به أو لإشعاره برصيده أو لوداعه أو لما تحدده إدارة الفندق.
- إدارة مهام House Keeping وفق مخطط الإشراف الداخلي ومتابعة مراحل إنجاز كل مهمة لتحقيق جودة العناية بالغرف في الوقت المناسب.
- تسهيل الأداء التفاعلي السريع لتعامل المشرفين مع المهام بالسماح لهم الوصول للبرنامج من أجهزة لوحية متنقلة مع حركتهم في مختلف أرجاء الفندق.
- البحث في مخطط الغرف بخيارات متعددة للوصول لمعلومات النزيل.
- ظهور نسبة تشغيل الفندق Occupancy أسفل مخطط الغرف بشكل نتائج سريعة تتحدث آلياً مع التفاصيل المتعلقة بالنتائج.
- 9الارتباط بتجهيزات الفندق والتكامل معها، مثل: البرنامج المحاسبي لترحيل العمليات المالية أولاً بأول، وجهاز التحويلة الهاتفية TCP/IP-COMPORT وبرنامج إدارة مطعم الفندق، والبوابات الإلكترونية للتحكم بها
أهم المميزات
- 1
إجراء حجز جديد بغرفة preblock أو بدون غرفة كحجز افتراضي GTD بمبلغ مقدم لتأكيده، أو حجز مؤقت 6PM ينتهي الساعة 06:00 مساءً إذا لم يتم تأكيده.
- 2
إضافة بيانات النزيل الشخصية ومعلومات حجزه بتاريخ ووقت وصوله ومغادرته وليالي سكنه ونوع غرفته لاختيار كود السعر Rate Code المعتمد من إدارة الفندق وطباعة ملخص الحجز reservation script مع رقم تأكيد الحجز.
- 3
استعراض مخطط حجوزات الغرف للاطلاع على المسكونة منها والحجوزات الحالية وفتراتها، ومعرفة الأوقات المتاحة للحجز.
- 4
إصدار تقارير إحصائية ورسومية عن الحجوزات على مستوى النزيل أو الفترة أو السعر أو نوعية الغرف أو طريقة الحجز أو غير ذلك.
أهم وظائف الاستقبال :
- تسكين النزيل Arrivals \ Walk in مع الإفطار أو بدون إفطار بإضافة بيانات النزيل ومرافقيه وغرفته والخدمات المطلوبة والسعر وطريقة الدفع وغيرها، وبيانات هويته الشخصية وصورتها وحفظها في ملف النزيل.
- تحديد جهة الحجز أو التسكين (شخصي، شركات، وكالة، أفواج، …) لترتيب العلاقات اللازمة مع جهة الحجز.
- نقل غرفة النزيل Room move في نفس النوع أو إلى نوع آخر مع إضافة فارق السعر.
- البحث عن النزيل من أي حقول بيانات مخطط الغرف للوصول لمعلوماته التفصيلية.
- تمديد إقامة النزلاء extend وفق طلباتهم بما لا يتعارض مع الحجوزات.
- استعراض حالة الغرف مع الإشراف الداخلي HK لمعالجة أي تعارض Discrepancies
- إصدار تقارير نزلاء مغادرون أو متوقع مغادرتهم أو مقيمون حالياً أو متوقع وصولهم أو حجوزات حالية لترتيب التجهيزات اللازمة لمختلف حالاتهم.
- حفظ وأرشفة تقرير يومي لمعلومية إسكان الفندق للجهات الرسمية والحالات الطارئة.
- اعتماد مغادرة شخص أو أشخاص من نزلاء الغرفة دون إغلاقها Individual check out
- إعادة غرفة مغلقة Reinstate a Check Out بفاتورتها السابقة.
أهم وظائف الكاشير :
- استلام مدفوعات النزلاء بوسيلة الدفع المتاحة: (نقد، شيك، بطاقة ائتمان) وطباعة سندق القبض للنزيل.
- استلام المبلغ المدفوع مقدماً من الحجوزات Advance Payment وعمل المرتجعات Advance Payment Refund حسب سياسة الفندق.
- دفع مبلغ نقدي للنزيل Paid Out كخدمة مقدمة وفق إجراءات إدارة الفندق في ذلك، وقيد المبلغ على النزيل في فاتورة غرفته بسند صرف مالي.
- تحميل الغرفة بالخدمات حسب رمز الخدمة Room Services Charge Code
- معالجة أي ترحيل استثنائي في حالة احتياج ذلك، باعتبار ترحيل الإيجارات تتم آلياً وفق إعدادات أساسية لمعلومات الفندق.
- إصدار الفاتورة بتسوياتها اللازمة قبل مغادرة النزيل Settlement Invoices
- استقطاع مبلغ من حجز مؤكد لم يحضر في وقته المحدد وفق ما تعتمده إدارة الفندق.
- إجراء الإغلاق النقدي للكاشير وفق الإجراءات المالية المعتمدة في الفندق وتوريدها في Back Officeعند انتهاء وردية عمله اليومية.
- تصحيح ومراجعة الخدمات المقيدة على الغرف Correct / Edit a charge
- اعتماد قيمة الخدمات على الغرف وإعادة توجيهها Routing بين نوافذ الفاتورة الواحدة لغرض تخصيص خدمات على النزيل وأخرى على شركته أو تقسيم الخدمات بين عدة أشخاص بنفس الغرفة Split Charge أو نقل خدمات إلى غرف أخرى كلي أو جزئي Transfer Charge
الإشراف الداخلي :
يتم إضافة إعدادات أساسية في الفندق لعمليات الإشراف الداخلي مثل: مخطط الفندق والهيكل الوظيفي وفترات العمل اليومية وغيرها لتنفيذ مهام HK أهمها:
- إسناد ومتابعة مشرفو الأدوار والورديات لمهام عاملي الإشراف الداخلي في نطاق مسؤولياتهم اليومية Daily Duties ومهام تلبية أي طلبات أخرى Guest Requests
- تغيير حالات غرف الـ HK مثل (مشغولة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / فارغة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / …) ومتابعة حالات الغرف قبل تغييرها للحالة التي يجب أن تكون متاحة للنزيل.
- فحص المختص لوازم الغرفة وتحديد أي متغيرات فيها لترتيب مغادرة النزيل، وفحص جاهزية الغرفة Room Available قبل التسكين لمعالجة نواقصها.
- تحديد الغرف خارج الخدمة out of order/out of service rooms والغرف التي تحتاج صيانة room for maintenance وإعادتها للخدمة بعد تجهيزها، وتحديد الغرف خارج الخدمة out of service rooms والتي تحتاج صيانة for maintenance
- استعراض HK Supervisors كافة المهام الجارية في مختلف الأقسام حسب المهمة وموقعها ومختص تنفيذها، لمعرفة انحرافات إنجاز المهام عن أوقاتها القياسية ومتابعة المستوى العام للأداء، أو لإفادة المختص لأي قرار متعلق بحجوزات الفندق واستضافاته.
- رقابة مسؤول الإشراف الداخلي HK Supervisors لفحص حالات إنجاز المهام قبل إغلاقها Turndown Services وقياس جودة إنجاز المهمة Attendant Points
أهم وظائف المُراجع الليلي
- المهام 1
مراجعة بيانات نزلاء الفندق المقيمين لاستكمال أي نواقص مطلوبة عنهم.
- المهام2
فحص حجوزات الفندق والواصلين منها وتحويل من لم يحضروا إلى NOSHOW ومراجعة الحجوزات الملغية Cancel a Reservation وفحص التسكين والحجوزات الشخصية والشركات Comp/ individual Daily Check Reserve & Check In
- المهام3
معالجة حالات الغرف Discrepancies وفحص الغرف المقرر مغادرة نزلائها ولم يغادروا أو الذين غادروا وعليهم مديونية.
- المهام4
فحص تحويلات الغرف من نوع لآخر وأسبابها Room move With Reasons
- المهام5
مراجعة خصومات ومرتجعات اليوم والتأكد من المبالغ الموردة ومطابقتها وإغلاق الكاشير، وطباعة التقارير الخاصة بالإغلاق.
- المهام6
كتابة الملاحظات الخاصة بكل مستخدم لما يجب مراجعته والتدقيق بشأنه.
- المهام7
ترحيل العمليات المالية إلى البرنامج المحاسبي Posting to Back Office
أهم مميزات التقارير
- سمات1
يحصل المستخدم على التقارير التي تخص مهامه، ويحصل كل مسئول على التقارير المطلوبة أو كشوفات الحساب حسب ما هو متاح في صلاحياته.
- سمات2
أهم تنوعات التقارير: تقارير حجوزات، تقارير خدمات، تقارير المراجع الليلي، تقارير نزلاء، تقارير مالية، تقرير المستخدم اليومي، تقرير إحصائي يومي، تقرير مدير الفندق اليومي، تقارير المبيعات اليومية Daily Salas Report، تقرير
- سمات3
ميزان الغرف. وغيرها من التقارير بحالاتها الإجمالية أو التحليلية ولأي فترة زمنية مطلوبة.
- سمات4
يوفر البرنامج مصمم التقارير الذي يمكن من خلاله تصميم نموذج تقرير جديد وفق متطلبات إدارة الفندق بحجمه وشكله ومحتويات حقول بياناته.
أهم الوظائف :
- تسجيل طلب الخدمة والموافقة على قيد قيمتها في فاتورة النزيل.
- استعراض النزيل قائمة أصناف مطعم الفندق وطلب الوجبة التي يريد.
- استعراض عدد من التقارير وأهمها تقرير فاتورة النزيل في أي وقت.
أهم المميزات :
- الاطلاع على الخدمات المجانية وذات القيمة والتعرف على أسعارها.
- التعرف على جميع مرافق الفندق وغرفه بالصورة والاتاحة الحالية والسعر.
- الوصول لموقع الإنترنت للفندق بواسطة التطبيق في موبايل النزيل.
- عرض الصور المرغوبة للنزلاء في واجهة التطبيق وتحتها شريط أخباري.
الحسابات :
يستوعب Hotel Professional العمليات المالية اليومية المتعلقة بنزلاء الفندق وخدماتهم لتحقيق تكامله الوظيفي وفق عدة تفاصيل، أهمها:
- التعامل مع دليل البرنامج المحاسبي وفق المعايير الفندقية، والذي يستخدمه الفندق في قيود عملياته المالية.
- ترميز واستخدام الضريبة المقررة على النزيل رسمياً في دولة الفندق وأهمها ضريبة القيمة المضافة وضريبة رسوم البلدية التي تستخدمها معظم الدول.
- متابعة مديونيات الأشخاص City Ledger والشركات AR Account وإجراء تسوياتها، وتحصيل أي مبالغ نقدية منها، وعمل الخصومات اللازمة، وتحديد الديون المعدومة.
